Résolution de problèmes grâce au Lean Management de Toyota

Albert Einstein a écrit un jour : « Nous ne pouvons pas résoudre nos problèmes avec la même pensée que celle que nous avons utilisée lorsque nous les avons créés. » En termes simples, trouver des solutions créatives et innovantes aux problèmes nécessite souvent d’examiner le problème avec une nouvelle perspective. Comme nous l’avons mentionné dans de précédents articles de blogue sur le Lean Management de Toyota, il est essentiel de reconnaître et de réduire le gaspillage pour accroître votre efficacité, réduire les coûts et améliorer le rendement. Cependant, afin d’apporter ces améliorations et de constater des changements positifs dans le retour sur investissement, une étape clé consiste à reconnaître où se trouvent les problèmes et à s’efforcer de les résoudre.

Pour reconnaître et résoudre ces problèmes, il est souvent utile de les voir sous un angle différent pour parvenir à une nouvelle conclusion. Les 8 étapes de Toyota pour la résolution de problèmes agissent comme une lentille qui vous permet de voir différents aspects de votre exploitation sous un nouvel angle.

Tenez compte de ces huit étapes lorsque vous vous engagez sur la voie de l’amélioration continue.

1. Clarifier le problème

La première étape dans la résolution d’un problème est de réaliser qu’il existe. Vous pouvez définir un problème en vous posant les questions suivantes :

• Mon processus actuel s’écarte-t-il de la norme ?
• Y a-t-il un écart entre ce que j’essaie d’accomplir et ce que j’accomplis ?
• Les besoins de mes clients sont-ils satisfaits par mon processus actuel ?

Si la réponse à l’une de ces questions est non, alors vous savez que vous avez un problème qui pourrait être amélioré.

2. Décomposez le problème

Maintenant que vous avez vérifié le problème, vous pouvez commencer à le décomposer en éléments plus petits et plus détaillés. Il peut être utile d’analyser les différentes entrées et sorties de votre processus afin de voir efficacement où vous placez actuellement vos efforts. Ne mordez pas plus que vous ne pouvez mâcher. Il est beaucoup plus facile de gérer et de résoudre de petits problèmes plutôt que de s’attaquer à un gros problème avec peu de direction.

3. Fixez-vous un objectif

La troisième étape est celle de l’engagement et de la cohérence. Maintenant que vous avez décomposé le problème, comment allez-vous vous y prendre pour le résoudre ? Comment allez-vous respecter votre nouvelle échéance et combien de temps faudra-t-il pour la terminer ? Prévoyez suffisamment de temps pour chaque activité afin de vous assurer que vous accordez suffisamment d’attention à chaque aspect du projet.

4. Analysez la cause première

L’analyse de la cause première vous permet d’identifier chacun des facteurs qui ont causé un problème en premier lieu. Parfois, il y a plus d’une cause, et il est important de tenir compte de chacune d’entre elles lorsque vous vous efforcez de résoudre le problème.

5. Développer des contre-mesures

Établir la cause première n’est que la moitié de la bataille. Maintenant, vous devez développer des contre-mesures pour chacune de ces causes profondes afin d’éviter que les mêmes problèmes ne se reproduisent.

6. Mettre en place des contre-mesures

Maintenant que vous avez établi vos contre-mesures, il est temps de les mettre en œuvre. Vous voudrez peut-être demander des idées à d’autres membres de l’équipe pour vous assurer que vous ne manquez aucune étape. En outre, il peut être utile de suivre l’efficacité de chaque contre-mesure en cours de route et d’apporter des ajustements si nécessaire.

7. Évaluer les résultats et le processus

La septième étape consiste à mettre en œuvre un système permettant d’examiner et d’évaluer le fonctionnement de votre nouveau processus. Les contre-mesures échoueront, mais il est important de développer un système efficace qui recherche toujours des domaines d’amélioration afin d’atteindre le résultat souhaité.

8. Standardiser les processus efficaces

Après avoir reçu les résultats positifs de votre évaluation précédente, il est temps de normaliser le processus au sein de votre équipe et de l’ensemble de l’organisation. Au fur et à mesure que vous progressez dans le processus de normalisation, continuez à rechercher d’éventuels problèmes non résolus que vous avez peut-être manqués la première fois.

N’oubliez pas que la mise en place d’une organisation allégée ne s’arrête pas une fois que vous avez amélioré quelques processus. Le Lean ne consiste pas seulement à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer. Il s’agit d’inculquer une culture de respect et de développer pour créer un lieu de travail dans lequel vos associés aiment travailler. L’atteinte des objectifs commerciaux et des processus plus légers exige du dévouement et du travail d’équipe de la part de chaque individu de l’organisation. Encouragez une communication ouverte et donnez à vos employés les moyens de porter les problèmes à votre attention lorsqu’ils sont détectés.